视频会议问世初期，由于体积较大，价格昂贵，通常属于大企业单位的专属。随着视频会议的发展和价格的调整，它已经逐渐进入大众企业，企业对视频会议的需求也越来越大，有了需求，就需要做价格预算，然后根据公司实际情况选择适合自己的视频会议产品。

对于企业来说，采用视频会议系统能够即时把握市场，赢得具有竞争力的优势。对于教育机构来说，能够将不同区域的学生和教师连接起来，共同分享课堂内容，互相学习。

使用者（企业或者个人）通过向专业的视频会议系统服务厂商申请，通过按某段时间向对方租用视频会议设备或终端（以按月、季、年度等方式；租用硬件终端、软件终端为主）进行使用。这种使用方式不但有助于使用者大幅降低前期投入成本，并且能够不费精力获得视频会议提供商的专业服务和运营保障，是一种新兴的广受欢迎的视频会议使用方式，特别适合日常商务办公中需要高频次沟通的企业和个人商务人士。