随着数字政府建设的深入推进，行政复议案件电子归档已成为法治政府建设的重要环节。2022年全国各级行政复议机关共收到申请26.9万件，电子归档比例从2018年的不足15%跃升至2022年的68%，这一转变不仅标志着行政复议工作模式的深刻变革，更对电子归档规范提出了全新要求。行政复议案件电子归档并非简单地将纸质档案数字化，而是需要构建符合法律、技术、管理等多重标准的系统性工程。

一、法律效力规范：确保电子档案的合法性基础

1. 符合《电子签名法》的要求

行政复议电子归档必须确保电子文件的合法性、真实性。根据《中华人民共和国电子签名法》，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等法律效力。行政复议电子档案应当：

• 采用符合国家密码管理规定的电子签名：需使用经国家密码管理局认证的电子签章系统

• 确保签名人的身份真实：通过数字证书、生物特征识别等多重身份验证机制

• 保持签名与文件的不可分割性：任何对归档文件的修改都会导致电子签名失效

• 建立签名日志：完整记录签名时间、签名人、验证状态等信息

2. 遵守《档案法》及其实施条例

新修订的《中华人民共和国档案法》明确电子档案与传统载体档案具有同等效力。行政复议电子归档需要：

• 建立全过程管理制度：从形成、办理到归档的全流程规范

• 确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性：即“四性”要求

• 实现长期有效保存：制定符合国家标准（如DA/T 47）的保管策略

• 规定移交和接收要求：明确电子档案向档案馆移交的标准和程序

二、技术标准规范：构建可靠的技术支撑体系

1. 文件格式标准

文书类材料应采用OFD、PDF/A等国家推荐的版式文档格式。例如，行政复议决定书、通知书等正式文书应以OFD格式归档，该格式具有国产自主、版面固定、长期可读等优势。

证据类材料根据不同类型采取差异化处理：

• 扫描图像：采用TIFF、JPEG2000等无损或高质量压缩格式，分辨率不低于300dpi

• 录音录像：采用MPEG-4、H.264等通用格式，并同步生成SRT等格式的文字副本

• 电子数据：保持原始格式的同时，生成PDF/A等标准化版本

元数据标准需符合《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46）要求，至少包含68项核心元数据，如文件编号、标题、责任者、日期、密级等。

2. 系统功能规范

归档系统必须满足以下技术要求：

• 四性检测功能：自动检测电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性

• 格式转换能力：支持将各类格式转换为归档标准格式

• 元数据自动捕获：从业务系统自动提取并管理元数据

• 检索利用功能：提供全文检索、多条件组合检索等高效检索方式

以北京市行政复议平台为例，该系统实现了申请材料自动OCR识别、关键信息智能提取、案卷自动编目等智能化功能，归档效率提升近70%。

3. 存储与备份规范

存储架构应采用三级存储策略：

• 在线存储：保存近3年高频利用档案，响应时间不超过3秒

• 近线存储：保存3-10年内档案，响应时间不超过30秒

• 离线存储：保存10年以上档案，通过磁带库等介质长期保存

备份策略需符合“3-2-1”原则：至少3份副本、2种不同介质、1份异地保存。备份频率应当为：

• 核心数据实时备份

• 重要数据每日增量备份、每周全量备份

• 全部数据每月进行全量备份和恢复演练

三、管理流程规范：建立全生命周期管理体系

1. 收集整理阶段规范

收集范围应包括行政复议案件全流程材料：

• 受理阶段：申请书、补正通知、受理决定等

• 审理阶段：答复书、证据材料、调查笔录、听证记录等

• 决定阶段：行政复议决定书、调解书等

• 执行阶段：送达回证、履行情况材料等

整理规则应遵循“一案一卷”原则，按《行政复议案件材料排列顺序指引》组织案卷。每卷电子档案应包括：

• 卷内文件目录（自动生成）

• 正式文件

• 附件材料

• 备考表（记录归档情况说明）

2. 归档移交阶段规范

归档时机应为行政复议决定生效后30个工作日内完成归档。特殊情况下，如案件涉及后续执行监督，可适当延长但不超过60个工作日。

质量检查需通过人工与自动相结合的方式，检查要点包括：

• 材料完整性（必备文件是否齐全）

• 图像质量（清晰度、完整性）

• 元数据准确性（关键信息是否完整准确）

• 病毒检测（文件是否安全无毒）

移交手续应制作《电子档案移交目录》，填写《电子档案移交接收登记表》，双方签字盖章确认。

3. 保管利用阶段规范

保管条件：电子档案存储环境应满足温度17℃-20℃、相对湿度35%-45%的要求，定期检测存储介质状况。

利用管控：建立分级授权利用机制：

• 社会公开：已到开放期限且不涉密的复议决定书

• 内部查询：办案人员可在权限内查阅相关档案

• 特殊授权：需要机关负责人批准方可查阅敏感案件

统计鉴定：定期开展电子档案统计分析和价值鉴定，对达到保管期限的档案按规定程序进行处理。

四、安全保密规范：筑牢电子档案安全防线

1. 分级保护要求

根据行政复议案件涉密程度，实行分级保护：

• 绝密级：物理隔离、密码保护、访问控制三重防护

• 机密级：加密存储、专网传输、严格审批

• 秘密级：访问控制、操作审计、定期检查

• 内部资料：权限管理、水印防护、利用追踪

2. 全流程安全控制

形成阶段：在业务系统中集成电子签章、时间戳等安全组件
传输阶段：采用SSL/TLS加密传输，大文件采用断点续传和完整性校验
存储阶段：采用透明加密技术，关键数据碎片化存储
利用阶段：动态水印、打印控制、屏幕防拍照等防护措施

3. 审计追踪机制

建立完整的安全审计日志，记录以下操作：

• 用户登录、退出及权限变更

• 文件的创建、修改、删除

• 档案的查阅、下载、打印

• 系统配置的变更

审计日志至少保存30年，且不可删除、不可篡改。

五、长期保存规范：应对技术过时的挑战

1. 格式迁移策略

制定电子档案格式迁移计划，当原有格式出现技术过时风险时，及时迁移至新格式。迁移过程必须：

• 保持内容真实性、完整性

• 保留原有元数据和关联关系

• 记录迁移过程日志

• 迁移后进行验证测试

2. 仿真环境建设

对特殊格式的电子档案，建立仿真运行环境，确保长期可读可用。如早期的WPS文档、特定版本的CAD图纸等，都需要通过仿真技术保持其可读性。

3. 容灾备份体系

建设同城双活、异地灾备的容灾体系，确保极端情况下电子档案的安全。国家级行政复议机关应当建立“两地三中心”的容灾架构。

六、特殊类型复议案件归档规范

1. 涉密案件归档

涉密行政复议案件电子归档需要特别处理：

• 使用涉密信息系统进行全程管理

• 归档时确定密级和保密期限

• 存储于涉密载体，与非密档案物理隔离

• 利用时严格履行审批登记手续

2. 多媒体证据归档

对于录音录像等多媒体证据：

• 保持原始载体和内容不变

• 转换为归档格式的同时保留原始格式

• 生成文字整理材料

• 记录采集设备、参数等信息

3. 大数据量案件归档

对于证据材料特别多的案件：

• 建立分级存储机制

• 采用分布式存储技术

• 提供高效检索工具

• 制定专门保管策略

七、实施路径与发展趋势

1. 分阶段实施策略

近期（1-2年）：重点完成基础规范制定、系统升级改造、人员培训，实现电子归档率80%以上。
中期（3-5年）：全面推行单套制电子归档，建立全国统一的行政复议电子档案交换标准。
远期（5-10年）：实现人工智能辅助归档，建立跨部门电子档案共享利用机制。

2. 标准化建设方向

• 制定专门标准：研究制定《行政复议案件电子档案管理规范》行业标准

• 统一技术参数：明确格式、接口、安全等具体技术要求

• 建立认证机制：对电子档案管理系统开展符合性认证

3. 智能化发展趋势

未来行政复议电子归档将朝着智能化方向发展：

• 智能分类编目：基于自然语言处理技术自动分类

• 敏感信息识别：自动识别和脱敏处理个人信息

• 知识图谱构建：形成行政复议案例知识库

• 区块链存证：利用区块链技术增强电子档案可信度

行政复议案件电子归档规范体系的建立和完善，是一项系统性、长期性的工程。它不仅仅是技术层面的革新，更是行政复议工作理念、流程、标准的全面升级。随着《法治政府建设实施纲要（2021-2025年）》的深入实施和数字政府建设的加速推进，行政复议电子归档必将在规范化、标准化、智能化的道路上不断前进，为提升行政复议公信力、推进法治政府建设提供坚实基础。各级行政复议机关应以长远眼光和务实态度，积极推进电子归档工作，在遵循国家统一规范的基础上，结合本地实际创新实践，共同推动行政复议工作迈向数字时代的新高度。