会议室环境假如视频会议系统在固定会议室中使用，那么会议室的装修费用、音响费用、视频输出设备(如投影仪、显示屏等)也应该计算在内。 视频会议系统根据客户的需求不一样的话，预算也会存在很大的差异，硬件系统性能相对软件更稳定，造价也要高一些，通常会在固定会场使用;软件系统使用更方便，特别会场不固定的情况下。一般来讲，系统本身的投资费用分为：视频会议服务器的采购费用，视频会议系统及摄像机等周边设备的采购费用等

云会议的便捷性、兼容性以及性价比等也越来越受到政府部门以及大型企业集团的亲睐，应用领域也越来越广。 视频会议是当前先进、便捷的通讯方式，部署视频会议后，无论是政府部门还是企业机构都可以随时发起会议，实现海量数据快速传递和交互，减免商务出行和公务出行，随时进行高效的音视频沟通，通过视频会议可以实现：行政工作会议、城市应急指挥、商务洽谈会议 、远程客户拜访 、职员远程培训 、远程工作协同 、远程招聘面试远程数据分析、网络招标采购、远程视频直播。

另一种技术路线则是把互联网信息技术引用到执法记录仪软件平台和移动终端上来，逐步形成互联网应用模式。通过建立互联网执法记录仪应用平台，综合利用执法记录终端，云存储，云传输，云计算等技术，高效的进行执法综合监测，统筹管理，决策规划，信息交流等功能服务。